Conservation des documents : combien de temps garder chaque pièce selon sa nature

Combien de temps garder un bulletin de paie, un relevé bancaire, une facture ? La réponse dépend de la nature du document, de votre situation (particulier ou entreprise) et parfois de circonstances particulières. Les durées ci-dessous sont des repères issus des textes et des pages officielles : ce sont souvent des minimums.

Le repère général : cinq ans

Beaucoup d'actions en justice se prescrivent par cinq ans, à compter du jour où l'on a connu, ou aurait dû connaître, les faits permettant d'agir (article 2224 du code civil). D'où l'intérêt de garder au moins cinq ans les contrats, courriers et justificatifs liés à un engagement. Attention : le point de départ varie selon les situations, et de nombreux délais spéciaux existent.

Particuliers : des durées minimales

Service-public.fr publie des durées minimales, présentées comme des durées de prudence. Quelques exemples :

• Bulletins de salaire et contrat de travail : jusqu’à la liquidation de la retraite.
• Relevés bancaires : 5 ans à partir de la date de l’opération.
• Déclaration et avis d’impôt sur le revenu : jusqu’à la fin de la 3e année qui suit l’année d’imposition.
• Quittances de loyer : durée de la location, plus 3 ans.
• Factures d’électricité, de gaz et d’eau : 5 ans.
• Titre de propriété, livret de famille : sans limite de durée.

Entreprises : comptabilité, fiscalité, paie

• Documents comptables et pièces justificatives (factures, bons de commande) : 10 ans (article L. 123-22 du code de commerce), à compter de la clôture de l’exercice.
• Documents que l’administration fiscale peut contrôler : 6 ans (article L. 102 B du livre des procédures fiscales), délai porté à 10 ans en cas d’activité occulte.
• Double des bulletins de paie : 5 ans pour l’employeur (article L. 3243-4 du code du travail).
• Contrats et correspondance commerciale : 5 ans.

Quand plusieurs règles visent le même document, retenez la plus longue : une facture est à la fois une pièce comptable et un justificatif fiscal.

Un exemple concret

Exemple fictif. Une entreprise reçoit une facture fournisseur en mars 2025 ; son exercice est clos le 31 décembre 2025. Pièce justificative comptable, la facture se conserve 10 ans à partir de la clôture, soit au moins jusqu'au 31 décembre 2035. Le délai fiscal de 6 ans s'applique aussi, mais il est plus court : c'est le délai comptable qui fixe la date.

Données personnelles : ne pas garder sans raison

Une entreprise peut archiver plus longtemps, sauf les documents qui contiennent des données personnelles. Le RGPD demande en effet de ne pas conserver ces données plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité (article 5). Ce principe s'adresse aux organisations : les papiers qu'un particulier garde pour lui, dans un cadre strictement personnel, n'entrent pas dans le champ du RGPD (article 2).

Les cas particuliers

Ces durées sont des repères, pas un conseil juridique. Elles peuvent s'allonger en cas de litige en cours, de contrôle, d'activité réglementée ou de règles propres à votre secteur. En cas de doute, conservez le document et demandez l'avis d'un professionnel, comme votre expert-comptable ou un avocat.